“抽屜式”管理--明確每一個(gè)業(yè)務(wù)科室和管理人員的“職、責(zé)、權(quán)、利”

    “抽屜式”管理流行于西方發(fā)達(dá)國家的大中型企業(yè)，是一個(gè)非常有效的人力資源管理工具。但是“抽屜式”管理在國內(nèi)企業(yè)的應(yīng)用較少，且一些企業(yè)實(shí)施的“抽屜式”管理似是而非，因此，有必要探討正確的實(shí)施辦法。

    “抽屜式”管理的實(shí)施步驟

    “抽屜式”管理也叫做“職務(wù)分析”，主要是明確每一個(gè)業(yè)務(wù)科室和管理人員的職務(wù)，并制定說明書，包括科室與個(gè)人“職、責(zé)、權(quán)、利”的說明，所有管理人員辦公桌的抽屜里都放一本。

    科室的職務(wù)分析是對整個(gè)科室的職責(zé)權(quán)限范圍進(jìn)行分析，以完成企業(yè)的目標(biāo)任務(wù)為前提，設(shè)置科室的各項(xiàng)管理職能，并分解成具體的管理業(yè)務(wù)，細(xì)化指標(biāo)，明確規(guī)定，層層落實(shí)。

    個(gè)人職務(wù)分析是對科室內(nèi)部每一位管理人員的職務(wù)進(jìn)行確定，包括個(gè)人職務(wù)的內(nèi)容、性質(zhì)、工作方式、任職要求、任職條件等，明確人員的管理層次，其關(guān)鍵在于集權(quán)與分權(quán)的處理。按照科室及管理人員的職務(wù)分析，“抽屜式”管理的實(shí)施步驟一共分為五步，如圖所示。

    第一步：建立由各部門組成的職務(wù)分析小組。該小組的負(fù)責(zé)人一般是總經(jīng)理或分管人力資源的副總經(jīng)理，通過上層領(lǐng)導(dǎo)的決策，在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施“抽屜式”管理。牽頭者則是人力資源部的主管，召集所有科室的一把手，由小組負(fù)責(zé)人指揮協(xié)調(diào)，完成“抽屜式”管理的會議討論，并在會議上對各科室和管理人員的職務(wù)進(jìn)行總體分析，規(guī)劃合理的管理流程，最后構(gòu)建“抽屜式”管理的整體框架。

    第二步：正確處理企業(yè)內(nèi)部集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系。職務(wù)分析小組應(yīng)緊密結(jié)合企業(yè)管理目標(biāo)、科室管理職能、個(gè)人職務(wù)內(nèi)容，通過各方協(xié)調(diào)，進(jìn)行集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系處理，什么地方應(yīng)該集中管理，什么地方應(yīng)該放權(quán)管理，要做到一目了然。小組負(fù)責(zé)人代表企業(yè)與各科室簽訂權(quán)力使用責(zé)任書，真正做到權(quán)責(zé)不分家，科室與個(gè)人有自主管理的范圍，但牽涉到生產(chǎn)、安全等重要領(lǐng)域，個(gè)人有權(quán)越級匯報(bào)，讓事件得到妥善、快速的處理。

    第三步：圍繞企業(yè)總體目標(biāo)層層分解、逐級落實(shí)職權(quán)。這是“抽屜式”管理的核心所在，也是管理職權(quán)細(xì)化落實(shí)最重要一步。所有層次的職權(quán)落實(shí)都要以企業(yè)總目標(biāo)為綱領(lǐng)，一切都是為了提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，每一個(gè)層次的職、責(zé)、權(quán)、利都不能停留在口號上，而應(yīng)有具體的落實(shí)步驟?？剖翌I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與內(nèi)部的每一位管理人員簽訂責(zé)任書，確保管理措施落實(shí)到位，基層管理人員也應(yīng)給出自身管理范圍的工作計(jì)劃，明確管理重點(diǎn)和容易出問題的環(huán)節(jié)。

    第四步：編寫職務(wù)說明書，制定每個(gè)職務(wù)的要求準(zhǔn)則。主要是將科室和個(gè)人的職責(zé)書面化、規(guī)范化，白紙黑字，清清楚楚，一方面是為了方便科室管理人員對職權(quán)條例的記憶，只要打開抽屜，就能拿出職務(wù)說明書查看；另一方面是為了配合考核制度和獎懲制度，管理人員違反任何一條職責(zé)要求，都能夠在職務(wù)說明書上找到違反的是哪一條，并給予相應(yīng)的獎勵或懲罰。

    第五步：制定考核制度與獎懲制度，與職務(wù)分析配套執(zhí)行?！俺閷鲜健惫芾響?yīng)有科學(xué)合理的考核制度，在公平、公開、公正的基礎(chǔ)上，完成對科室及每一位管理者的考核，并配合職務(wù)分析，制定詳細(xì)的獎懲制度，對表現(xiàn)優(yōu)異者給予一定的表揚(yáng)和獎勵。

    “抽屜式”管理的實(shí)施重點(diǎn)

    “抽屜式”管理的“職能明確”和“目標(biāo)分解”特點(diǎn)，對我國企業(yè)的內(nèi)部管理有一定的啟示意義，如果運(yùn)用得當(dāng)，可以收到較好的成效。在實(shí)施“抽屜式”管理的過程中，要注意以下幾個(gè)重點(diǎn)。

    一是倡導(dǎo)企業(yè)的團(tuán)隊(duì)合作精神?！俺閷鲜健惫芾黼m然細(xì)化到科室和個(gè)人，但對于企業(yè)來說，是一個(gè)整體的戰(zhàn)略，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、每一個(gè)科室、每一位管理人員的通力合作，才能真正發(fā)揮效果。

    二是樹立管理“一盤棋”的思想?！俺閷鲜健惫芾硎菑纳系较碌墓芾恚髽I(yè)高管要有大局觀，做好“一盤棋”的引導(dǎo)和指揮，科室負(fù)責(zé)人、基層管理人員要以大局為重，聽從指揮，配合企業(yè)下好“一盤棋”。

    三是明確分級管理的精要?！俺閷鲜健惫芾碓诼殑?wù)分析時(shí)，強(qiáng)調(diào)一級管一級的思想，目標(biāo)任務(wù)層層分解、逐級管理，除了發(fā)生重大事件，一般不允許越級匯報(bào)或越級管理等，而應(yīng)在自己本職工作范圍內(nèi)兢兢業(yè)業(yè)，做好每一件事情，并向上一級負(fù)責(zé)。

    例如某科室領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)另一科室的管理人員違反了條例，不能擅自作出處罰決定，而應(yīng)平級溝通，將情況反映給另一科室領(lǐng)導(dǎo)，由另一科室領(lǐng)導(dǎo)作出處罰，避免“雙頭”管理，維護(hù)企業(yè)的內(nèi)部和諧。

    四是做到“以人為本”，充分融合企業(yè)文化。

    （來源：北京總部王建軍）